Cumplir con el cronograma: consejos para respetar los plazos en tu taller de serigrafía

Un taller ajetreado puede ser un lugar abrumador: ¡aquí tienes algunas maneras de mantenerte al día con tus pedidos!

Pero en un taller ajetreado, es posible que a menudo te encuentres con poco tiempo, especialmente si es un negocio pequeño. ¡Esto puede volverse abrumador y estresante en un instante! ¿Qué pasos puedes dar para mantenerte dentro del cronograma?

El primer paso para gestionar tu tiempo con éxito es ser honesto contigo mismo —y con tus clientes— sobre tus capacidades de producción. No quieres prometer de más cuando se trata de fechas de entrega y no quieres aceptar un pedido que sabes que tu equipo no es capaz de imprimir. Puede que no sea fácil rechazar ventas o subcontratar trabajos, pero aceptar un pedido que realísticamente no puedes producir solo causará problemas.

Cuando decidas aceptar un pedido, es buena idea preparar una lista de verificación que detalle los elementos necesarios para completar el trabajo. Enumera todo, desde:

• Qué vas a imprimir


• Para quién lo vas a imprimir


• Con qué insumos lo vas a imprimir


• En qué máquina lo vas a imprimir


• Qué empleados estarán involucrados

Esta lista de verificación te dará una mejor idea de qué recursos (materiales y humanos) necesitarás para cumplir el pedido, y a partir de ahí podrás determinar cómo encajará mejor el pedido en tu cronograma de producción.

Insumos

¿Tienes a mano los insumos necesarios para el trabajo o necesitarás pedirlos de forma especial? Asigna los insumos específicamente a ese trabajo en particular para que no se usen en otra parte. Si tus impresiones requieren un litro de tinta azul, no querrás descubrir que se usó para imprimir otro trabajo y que ahora tienes que pedir más. Puede ser poco práctico o costoso mantener un gran inventario de insumos, especialmente para talleres pequeños. Encuentra un proveedor local confiable (o varios proveedores, si es posible) que pueda mantenerte equipado con las herramientas que necesitas para completar los trabajos rápidamente. Para una mirada más detallada al inventario, consulta Consejos para gestionar el inventario de tu taller de serigrafía

El cliente

Algunos clientes son más flexibles que otros cuando se trata de plazos. Si notas que tu cronograma se está llenando y amenaza con volverse inmanejable, un cliente con quien tengas una buena relación (y un pedido sin particular urgencia) podría estar dispuesto a una fecha de entrega posterior, liberando algo de tiempo valioso para completar pedidos más urgentes. Para más ideas sobre cómo mantener felices a tus clientes, consulta Cómo manejar a los clientes sin contratiempos en tu negocio de serigrafía

Equipo

Necesitas estar familiarizado con tu equipo y conocer sus limitaciones. Si tienes una prensa automática, aprovéchala al máximo. No querrás ocupar tu prensa automática en un pedido pequeño y sencillo si tienes una prensa manual disponible. Ten en cuenta el tiempo de inactividad y el mantenimiento. Todas las máquinas necesitan mantenimiento ocasional, y las prensas de serigrafía no son la excepción. Crear un cronograma de mantenimiento preventivo y cumplirlo puede ayudar a garantizar que tus máquinas estén funcionando cuando más las necesitas. Organiza tu equipo para una máxima eficiencia: la distribución de tu taller debe minimizar el movimiento desperdiciado y el tiempo perdido. Para más información sobre cómo planificar la distribución de tu taller, consulta Consejos para planificar la distribución perfecta de un taller de serigrafía

Personal

Tus empleados deben saber exactamente qué se espera de ellos para completar el trabajo. Tu cronograma de producción afecta a todos los departamentos de tu negocio. En un taller pequeño, todo el proceso puede recaer en la responsabilidad de una sola persona. Pero en un taller más grande, muchos empleados diferentes pueden desempeñar funciones para cumplir el pedido, y todos deben estar generalmente familiarizados con el proceso. Por ejemplo, si tienes un departamento de ventas o un departamento de arte dedicado, es mala idea que acepten o creen un diseño que requiera más colores de los que tu prensa puede imprimir. Cuando cada miembro del equipo conoce su función y cómo encaja en el panorama general, ayudará a que tu producción funcione sin problemas. Para entender mejor cómo mantener a tu personal trabajando en conjunto, consulta Cómo brindar a tus clientes de serigrafía la experiencia de calidad total

Mantenerse organizado

Es buena idea llevar un registro de tus pedidos en un lugar visible para todos, como en una pizarra blanca. Esto mantendrá a tus empleados en la misma sintonía y le dará a todos una mejor idea de qué pedidos deben cumplirse y cuándo. El software de gestión de talleres puede ayudarte a llevar un registro de tus pedidos, pero debes poner el esfuerzo necesario para mantenerlo. Como cualquier software de negocios, obtienes lo que inviertes en él. Para aprovechar al máximo el software de gestión de talleres, debes ingresar información precisa y mantenerla actualizada. Con información precisa, puedes vigilar de cerca tus pedidos en curso y ver qué está dentro del cronograma y qué no, y dónde puedes hacer los ajustes necesarios para entregar todo a tiempo.

Ahorrar tiempo

Dado que las condiciones cambian con tanta frecuencia y no hay dos trabajos idénticos, puede ser difícil calcular cuánto tomará un pedido y usar esa información para crear un cronograma de producción preciso. Puedes ahorrar tiempo documentando cuidadosamente cómo imprimes con éxito cada pedido que completas. Luego, cuando se realice un pedido similar o un pedido repetido, podrás consultar rápidamente los pasos que seguiste para entregar un producto de calidad la primera vez. A medida que tengas una mejor idea de cuánto tardan ciertos tipos de trabajos, podrás desarrollar un sistema más preciso para programar tus pedidos. Recuerda ajustar tu sistema cada vez que notes una oportunidad de ahorrar tiempo o evitar cuellos de botella. Para más ideas sobre cómo crear una guía de referencia, consulta Aplicando las lecciones aprendidas: construyendo una base de conocimiento de serigrafía

Solo eres humano

Por más cuidadosamente que planifiques, los errores ocurren. A veces las emergencias te impedirán cumplir un pedido en tu plazo. Cuando incumplas un plazo, aprende de ello. Examina cómo te saliste del cronograma y cómo puedes evitar que vuelva a suceder en el futuro. ¿Se enfermó un empleado clave? Considera tener personal de respaldo al que puedas recurrir en una emergencia. ¿No tenías suficientes insumos para completar el trabajo? Ten un proveedor alternativo (preferiblemente local) o considera aumentar tu inventario si es un problema recurrente.

Lo más importante es comunicarte claramente con tus clientes en cada paso del camino. La mayoría de los clientes tienen cierto grado de flexibilidad respecto a su plazo. Ser lo más transparente y honesto posible es una buena manera de mantener satisfechos a tus clientes, incluso cuando las cosas no salen exactamente como se planearon.